Prova de Organização e Controle de Documentos – 3º Ano Ensino Médio
Tema: Organização e controle de documentos
Etapa/Série: 3º ano – Ensino Médio
Disciplina: Formação Técnica e Profissional
Questões: 20
Prova: Organização e Controle de Documentos
Disciplina: Formação Técnica e Profissional
3º ano – Ensino Médio
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Instruções
Leia atentamente cada questão e escolha a opção que considera correta, complete as frases ou responda às perguntas dissertativas de acordo com o solicitado.
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Questões
Questão 1 (Múltipla Escolha)
O que se entende por “organização de documentos”?
a) O processo de arquivar documentos sem critérios.
b) O planejamento e o sistema que facilitam a recuperação de informações.
c) A destruição de documentos desnecessários.
d) O armazenamento de documentos em prateleiras.
Questão 2 (V/F)
( ) A organização de documentos não contribui para a eficiência de uma empresa.
( ) O controle de documentos é fundamental para garantir a segurança da informação.
Questão 3 (Completamento)
Complete a frase:
O ___________ de documentos é um processo que visa garantir a integridade e a ___________ das informações.
Questão 4 (Múltipla Escolha)
Qual é uma das principais vantagens da digitalização de documentos?
a) Aumento no custo de armazenamento.
b) Maior segurança e facilidade na recuperação.
c) Menor confiabilidade das informações.
d) Necessidade de mais espaço físico.
Questão 5 (Dissertativa)
Explique a importância do controle de documentos em uma organização. Cite pelo menos três benefícios.
Questão 6 (Múltipla Escolha)
O que deve ser considerado na classificação de documentos?
a) Apenas a data de criação.
b) A relevância, o tipo e o prazo de retenção.
c) O tamanho dos documentos.
d) O número de páginas.
Questão 7 (V/F)
( ) A implementação de um software de gestão documental é desnecessária para pequenas empresas.
( ) A organização de documentos pode evitar a perda de informações cruciais.
Questão 8 (Completamento)
Complete a frase:
Os documentos devem ser arquivados de acordo com suas ___________ e ___________ para facilitar a consulta.
Questão 9 (Múltipla Escolha)
Qual dos seguintes termos refere-se à prática de eliminar documentos que não são mais necessários?
a) Armazenamento
b) Classificação
c) Descarte
d) Arquivamento
Questão 10 (Dissertativa)
Quais são os principais critérios que devem ser utilizados para a seleção de documentos a serem armazenados? Justifique sua resposta.
Questão 11 (Múltipla Escolha)
Qual é o tipo de documento que geralmente possui mais restrições de acesso?
a) Documentos públicos
b) Documentos confidenciais
c) Documentos abertos
d) Documentos eletrônicos
Questão 12 (V/F)
( ) Todo documento eletrônico é automaticamente seguro.
( ) O acesso controlado é uma forma eficaz de proteger documentos.
Questão 13 (Completamento)
A ___________ da documentação é um dos pilares para garantir a ___________ no ambiente organizacional.
Questão 14 (Múltipla Escolha)
Qual é a melhor prática ao lidar com documentos impressos importantes?
a) Armazená-los em qualquer lugar.
b) Mantê-los no espaço comum sem proteção.
c) Armazená-los em um local seguro e regulado.
d) Descartá-los após o uso.
Questão 15 (Dissertativa)
Discuta como a falta de uma boa organização documental pode afetar o dia a dia de uma empresa.
Questão 16 (Múltipla Escolha)
Qual é o primeiro passo para a criação de um sistema eficiente de gestão de documentos?
a) Digitalizar todos os documentos imediatamente.
b) Identificar os tipos de documentos e sua importância.
c) Contratar especialistas em tecnologia da informação.
d) Descartar documentos antigos.
Questão 17 (V/F)
( ) A documentação deve ser mantida de forma que todos os funcionários tenham acesso irrestrito.
( ) A utilização de códigos de referência auxilia na organização dos documentos.
Questão 18 (Completamento)
Um sistema de controle de documentos deve garantir que as informações sejam ___________, ___________ e ___________.
Questão 19 (Múltipla Escolha)
Qual o papel da tecnologia na organização de documentos?
a) Diminuir o custo de pessoal.
b) Aumentar a complexidade do armazenamento.
c) Facilitar a recuperação e o compartilhamento de informações.
d) Reduzir a vida útil dos documentos.
Questão 20 (Dissertativa)
Refletindo sobre o que foi aprendido, quais seriam as principais implementações que você sugere para melhorar a organização de documentos em uma pequena empresa? Justifique suas ideias.
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Gabarito
Questão 1: b (O planejamento e o sistema que facilitam a recuperação de informações.)
Justificativa: A organização de documentos envolve um sistema que ajuda na localização, recuperação e manuseio eficiente.
Questão 2: V, V
Justificativa: Organizar documentos ajuda na eficiência e a proteger informações é essencial.
Questão 3: organização; segurança.
Justificativa: A frase completa define os objetivos da organização documental.
Questão 4: b (Maior segurança e facilidade na recuperação.)
Justificativa: A digitalização melhora o acesso e a segurança das informações.
Questão 5: Resposta esperada: Aumenta a eficiência no trabalho, reduz custos de espaço físico e melhora a recuperação de informações.
Justificativa: Esses são benefícios decisivos em ambientes organizacionais competitivos.
Questão 6: b (A relevância, o tipo e o prazo de retenção.)
Justificativa: Classificação correta é vital para a gestão documental.
Questão 7: V, V
Justificativa: Empresas de todos os tamanhos podem se beneficiar de sistemas de gestão documental.
Questão 8: relevância; prazos.
Justificativa: Esses aspectos facilitam a consulta e otimização dos processos.
Questão 9: c (Descarte.)
Justificativa: O descarte é importante para manter documentos atualizados e relevantes.
Questão 10: Resposta esperada: Relevância, necessidade e custos de armazenamento.
Justificativa: Critérios claros ajudam a reduzir comprimidos desnecessários.
Questão 11: b (Documentos confidenciais.)
Justificativa: Documentos confidenciais requerem proteção adicional.
Questão 12: F, V
Justificativa: Segurança não é automática e requer métodos como acesso controlado.
Questão 13: gestão; eficiência.
Justificativa: A clareza na documentação promove eficiência organizacional.
Questão 14: c (Armazená-los em um local seguro e regulado.)
Justificativa: Protege informações sensíveis de danos e acessos não autorizados.
Questão 15: Resposta esperada: A falta de organização pode levar a perda de informações e confusão entre funcionários.
Justificativa: Isso impacta diretamente a eficiência e a tomada de decisão.
Questão 16: b (Identificar os tipos de documentos e sua importância.)
Justificativa: Saber o que está lidando é o primeiro passo de um bom sistema.
Questão 17: F, V
Justificativa: Acesso irrestrito pode levar a riscos; código ajuda na organização.
Questão 18: acessíveis; seguras; confiáveis.
Justificativa: Essas características são essenciais para um bom sistema de controle.
Questão 19: c (Facilitar a recuperação e o compartilhamento de informações.)
Justificativa: Tecnologia tem um papel crucial na eficiência documental.
Questão 20: Resposta esperada: Implementação de um sistema de gestão, treinamento para funcionários e digitalização de documentos importantes.
Justificativa: Melhorias práticas e sistêmicas são chaves para a eficácia em ambientes organizacionais.
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