Prova de Organização e Controle de Documentos – 3º Ano EM

Tema: organização e controle de documentos
Etapa/Série: 3º ano – Ensino Médio
Disciplina: Formação Técnica e Profissional
Questões: 1

Prova de Organização e Controle de Documentos

Turma: 3º Ano – Ensino Médio

Disciplina: Formação Técnica e Profissional

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Duração: 1 hora

Instruções: Leia atentamente as questões e responda de forma objetiva. Utilize os conceitos abordados em aula sobre organização e controle de documentos para fundamentar suas respostas. A prova é composta por uma questão dissertativa.

Questão Dissertativa

1. (10 pontos) Imagine que você acaba de ser contratado como auxiliar administrativo em uma empresa que está passando por dificuldades na gestão de documentos. O gerente da empresa pediu que você elabore uma proposta para implementar um sistema de organização e controle de documentos que facilite o acesso, a segurança e a preservação de informações importantes.

1. Com base no que foi aprendido sobre organização e controle de documentos, elabore um texto dissertativo com no mínimo 15 linhas, explicando quais medidas você adotaria em sua proposta. Considere aspectos como: a classificação dos documentos, o armazenamento, a digitalização, o controle de acesso e a segurança das informações.
2. Argumente como essas medidas podem impactar positivamente no funcionamento da empresa.

Critérios de Avaliação:

• Clareza e objetividade na exposição das ideias.
• Uso adequado dos conceitos sobre organização e controle de documentos.
• Coerência e coesão na argumentação.
• Capacidade analítica sobre os impactos das medidas propostas.

Gabarito

Questão 1

Modelo de Resposta Esperada:

O aluno deve apresentar uma proposta estruturada que aborde os aspectos fundamentais da organização e controle de documentos, tais como:

1. Classificação dos Documentos: Recomendar a categorização dos documentos em diferentes classes (financeiros, recursos humanos, operacionais, etc.) para facilitar a localização e a identificação.
2. Armazenamento: Sugerir a utilização de arquivos físicos organizados e/ou sistemas digitais que centralizem a documentação, de modo a reduzir confusões e perda de informações.
3. Digitalização: Propor a digitalização de documentos físicos para facilitar o acesso e reduzir o volume de papel. Discutir o impacto ambiental positivo dessa medida e a agilidade no acesso à informação.
4. Controle de Acesso: Estabelecer níveis de acesso aos documentos conforme a função de cada colaborador na empresa, assegurando que informações sensíveis sejam devidamente protegidas.
5. Segurança das Informações: Aconselhar sobre a implementação de mecanismos de segurança, como senhas e backups regulares, para prevenir a perda e o vazamento de dados.

Impacto Positivo: O aluno deve argumentar que essas medidas ajudam a melhorar a eficiência administrativa, facilitam a tomada de decisões, garantem a preservação das informações e reduzem o risco de erros e fraudes, contribuindo para um ambiente de trabalho mais seguro e produtivo.

Essa resposta deve refletir compreensão dos conceitos de organização e controle de documentos, que são essenciais para o sucesso das operações administrativas em uma empresa.