“Organização e Controle de Documentos: Prova para 3º Ano”
Tema: Organização e controle de documentos
Etapa/Série: 3º ano – Ensino Médio
Disciplina: Formação Técnica e Profissional
Questões: 20
Avaliação: Organização e Controle de Documentos
Instruções:
Leia atentamente cada questão e escolha a alternativa correta ou responda conforme solicitado. Esta prova é composta por 20 questões, abrangendo diferentes tipos de perguntas sobre o tema “Organização e Controle de Documentos”.
Questões de Múltipla Escolha
1. Qual a principal função do controle de documentos dentro de uma organização?
– a) Armazenar informações de forma aleatória
– b) Garantir a integridade e acessibilidade dos documentos
– c) Reduzir a quantidade de documentos produzidos
– d) Facilitar a comunicação verbal entre os colaboradores
2. Um dos principais objetivos da organização de documentos é:
– a) Aumentar a carga de trabalho dos colaboradores
– b) Reduzir o tempo de busca por informações
– c) Incentivar o desperdício de papéis
– d) Estimular a desorganização dos arquivos
3. Sobre a digitalização de documentos, é correto afirmar que:
– a) É um processo que não traz benefícios reais.
– b) Pode aumentar a segurança e facilitar o compartilhamento de informações.
– c) Substitui completamente a necessidade de papel.
– d) É uma prática desnecessária para pequenas empresas.
Questões Verdadeiro ou Falso
4. ( ) A organização de documentos não impacta o desempenho de uma empresa.
5. ( ) O uso de sistemas eletrônicos de gestão documental é uma prática recomendada para melhorar o controle de documentos.
Questões de Completar Frases
6. Para garantir a integridade dos documentos, é importante realizar ________ periodicamente.
7. A categorização de documentos deve considerar fatores como ________ e ________.
Questões Dissertativas
8. Explique a importância da organização de documentos para a gestão de uma empresa.
9. Discuta como a tecnologia pode auxiliar na organização e controle de documentos. Dê exemplos práticos de ferramentas utilizadas.
Questões Contextualizadas
10. Imagine que você é o gestor de documentos em uma empresa. Quais passos você tomaria para implementar uma política eficaz de organização documental?
11. Considerando um cenário de trabalho remoto, como a organização de documentos pode ser afetada? Quais estratégias podem ser adotadas?
Questões de Análise e Aplicação Prática
12. Analise um caso em que a falta de organização documental gerou problemas para uma empresa. Quais foram as consequências e como poderiam ter sido evitadas?
13. Aponte vantagens e desvantagens da utilização de documentos físicos em comparação com documentos digitais.
Questões de Múltipla Escolha (Continuação)
14. A Norma ISO 9001 está relacionada à:
– a) Controle de qualidade em processos administrativos
– b) Arenas esportivas
– c) Construção civil
– d) Segurança de informação
15. Quando se fala em controle de versões de documentos, estamos nos referindo a:
– a) Atualizar informações em tempo indeterminado
– b) Criar cópias físicas de documentos
– c) Manter um histórico das alterações e edições realizadas nos documentos
– d) Evitar a utilização de documentos antigos
Questões de Verdadeiro ou Falso (Continuação)
16. ( ) A rotulação inadequada de documentos não afeta a eficiência na recuperação de informações.
17. ( ) Um arquivo bem organizado pode reduzir os custos operacionais de uma organização.
Questões de Completar Frases (Continuação)
18. A utilização de ________ para armazenar documentos é uma prática comum em sistemas de gestão documental.
19. Em um sistema de controle de documentos, a ________ permite que os usuários localizem informações rapidamente.
Questão Final Dissertativa
20. Considerando as tendências atuais no gerenciamento de documentos, como você imagina que a organização de arquivo evoluirá nos próximos 10 anos? Justifique sua resposta.
Gabarito Detalhado
1. b) Garantir a integridade e acessibilidade dos documentos – A principal função do controle de documentos é assegurar que as informações estejam organizadas e acessíveis quando necessário.
2. b) Reduzir o tempo de busca por informações – A organização de documentos facilita a localização e o uso desses dados, otimizando o trabalho.
3. b) Pode aumentar a segurança e facilitar o compartilhamento de informações – A digitalização traz benefícios como melhor controle e segurança.
4. Falso – A organização de documentos impacta significativamente o desempenho de uma empresa.
5. Verdadeiro – Sistemas de gestão ajudam a melhorar a organização dos documentos.
6. auditorias – Realizar auditorias para garantir a integridade dos documentos.
7. tipo, importância – A categorização deve levar em conta o tipo e a importância dos documentos.
8. A resposta deve abordar a relação entre organização e eficiência no trabalho, destacando a relevância da clareza na gestão.
9. Devem ser mencionadas ferramentas como Google Drive, Dropbox, e software de gestão documental, além de discutir os benefícios que trazem.
10. Resposta deve incluir passos como análise de documentos existentes, definição de categorias e estrutura de arquivo e treinamento de funcionários.
11. É importante considerar a comunicação eficaz e o uso de plataformas de compartilhamento e gestão para facilitar a organização em ambientes remotos.
12. A resposta deve analisar um exemplo concreto, detalhando problemas enfrentados e soluções possíveis.
13. Vantagens: fácil acesso, menor custo com papel e armazenamento. Desvantagens: dependência de tecnologia e questões de segurança.
14. a) Controle de qualidade em processos administrativos – A norma está diretamente relacionada à gestão e qualidade nas organizações.
15. c) Manter um histórico das alterações e edições realizadas – Controle de versões é crucial para a rastreabilidade de documentos.
16. Falso – A rotulação inadequada compromete a eficiência na localização de documentos.
17. Verdadeiro – Um arquivo organizado contribui para a economia e eficiência das operações.
18. nuvem – O uso de serviços de nuvem para armazenamento de documentos é comum.
19. indexação – Indexação é fundamental para facilitar a busca em sistemas de controle de documentos.
20. A resposta deve indicar tendências como maior digitalização, uso de inteligência artificial e automação na organização de documentos.
