“Organização de Documentos: Importância e Métodos no Trabalho”

Tema: Organização e controle de documentos
Etapa/Série: 3º ano – Ensino Médio
Disciplina: Formação Técnica e Profissional
Questões: 1

Prova de Formação Técnica e Profissional

Tema: Organização e Controle de Documentos

×

Instruções: Responda a questão dissertativa a seguir, articulando suas ideias de forma clara e objetiva. Utilize exemplos sempre que possível para enriquecer sua resposta.

Questão Dissertativa

1. Imagine que você é o responsável pela organização de um arquivo em uma empresa onde se acumularam diversos documentos, como relatórios, memorandos e contratos, nos últimos anos. Com base em suas conhecimentos sobre a importância de uma boa gestão documental, elabore um texto dissertativo abordando os seguintes aspectos:

• A importância da organização e controle de documentos para as operações de uma empresa;
• Um método ou ferramenta que poderia ser utilizado para otimizar essa organização;
• A relação entre a organização documental e a eficiência dos processos empresariais.

Orientações: Seu texto deve ter entre 15 e 20 linhas. Apresente argumentos coerentes e, se possível, cite a relação com regulamentações e boas práticas recomendadas na área.

Gabarito e Justificativas

1. Resposta esperada:

A resposta deve refletir a compreensão dos alunos sobre a organização e o controle de documentos dentro do contexto empresarial. Os principais pontos que devem ser abordados incluem:

• Importância da Organização: O aluno deve mencionar que a organização de documentos é essencial para a eficiência operacional de uma empresa, pois permite acesso rápido à informação, facilita a tomada de decisão e garante a conformidade legal. Além disso, a gestão adequada reduz riscos de perda de dados e proporciona uma melhor comunicação interna.
• Método ou Ferramenta para Organização: O aluno pode sugerir o uso de sistemas eletrônicos de gestão de documentos (GED), como o uso de software que permite a digitalização e categorização de documentos. Alternativamente, podem citar métodos tradicionais como a classificação por cores ou categorização alfabética, destacando seus prós e contras.
• Relação com a Eficiência: Aqui, o aluno deve argumentar como uma boa organização documental reduz o tempo de busca por informações, o que impacta diretamente na produtividade dos funcionários e na agilidade em processos de tomada de decisão. Também é relevante falar sobre como isso agrega valor ao atendimento ao cliente e propostas de negócios, mostrando um quadro mais profissional e confiável.

Referências a Boas Práticas: É positivo que o aluno faça alusão a normas e práticas, como a ISO 15489 que estabelece fundamentos sobre a gestão de documentos e sua importância no ciclo de vida da informação.

A avaliação do texto deve considerar a clareza, a coerência e a coesão dos argumentos, bem como o uso de um vocabulário técnico apropriado e a capacidade de relacionar a teoria à prática no contexto organizacional.

—

Essa estrutura de prova garantirá que os alunos do 3º ano do Ensino Médio, na disciplina de Formação Técnica e Profissional, tenham a oportunidade de demonstrar não apenas seu conhecimento sobre organização e controle de documentos, mas também suas habilidades de análise crítica e aplicação prática do tema.