Prova de Organização e Controle de Documentos para 3º Ano
Tema: organização e controle de documentos
Etapa/Série: 3º ano – Ensino Médio
Disciplina: Formação Técnica e Profissional
Questões: 10
Prova de Organização e Controle de Documentos
Alunos do 3º Ano – Ensino Médio
Instruções: Leia atentamente cada questão e responda conforme solicitado. A prova contém 10 questões de diferentes tipos. Boa sorte!
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Questões
1. (Múltipla escolha)
Um dos principais objetivos da organização de documentos é:
a) Facilitar a comunicação entre diferentes setores da empresa.
b) Guardar documentos de forma aleatória.
c) Criar novos documentos.
d) Aumentar o volume de papel utilizado.
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2. (Verdadeiro ou Falso)
A digitalização de documentos é uma forma eficaz de organização, pois reduce o espaço físico necessário para armazenamento.
( ) Verdadeiro
( ) Falso
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3. (Completar frases)
A organização de documentos é importante porque __________. A falta de controle nesta área pode levar a __________.
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4. (Dissertativa)
Explique a importância de um sistema de classificação de documentos em uma empresa e como isso pode impactar a eficiência dos colaboradores.
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5. (Múltipla escolha)
Qual dos itens abaixo não é considerado um documento estratégico para a organização?
a) Relatório financeiro.
b) Comunicados internos.
c) Cartões de visita.
d) Contratos de prestação de serviços.
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6. (Verdadeiro ou Falso)
Documentos que não são utilizados frequentemente não precisam ser organizados ou arquivados adequadamente.
( ) Verdadeiro
( ) Falso
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7. (Dissertativa)
Analise os desafios que podem surgir na manutenção de um sistema de controle de documentos e proponha soluções para superá-los.
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8. (Múltipla escolha)
Os documentos eletrônicos devem ser protegidos contra acessos não autorizados. Qual das alternativas abaixo é uma prática recomendada?
a) Não utilizar senhas.
b) Fazer backup regularmente.
c) Salvar somente em dispositivos USB.
d) Manter os documentos abertos no computador.
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9. (Completar frases)
Um bom gestor de documentos deve ser capaz de __________ e __________, garantindo que todos os colaboradores tenham acesso às informações necessárias.
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10. (Dissertativa)
Discuta como a legislação, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), impacta a organização e controle de documentos em empresas.
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Gabarito
1. a – A organização visa a melhoria da comunicação e eficiência, passando pela correta gestão dos documentos.
2. Verdadeiro – A digitalização realmente ajuda a economizar espaço físico e melhora a acessibilidade.
3. Resposta variada. Exemplos: “A organização de documentos é importante porque mantém a eficiência operacional. A falta de controle nesta área pode levar a perda de informações importantes.”
4. Resposta dissertativa deve conter elementos como: sistema de classificação facilita o acesso à informação, que reduz o tempo perdido em busca de documentos e incrementa a produtividade da equipe.
5. c – Cartões de visita não são estratégicos em comparação a outros documentos mencionados.
6. Falso – Mesmo documentos pouco utilizados devem ser organizados para evitar confusão e manter a integridade do sistema.
7. Resposta dissertativa deve tocar em temas como resistência de colaboradores à mudança, complexidade de sistemas e soluções como treinamentos regulares e a implementação de tecnologia acessível.
8. b – Backup regular é uma prática recomendada para proteger informações eletrônicas.
9. Resposta variada. Exemplos: “Um bom gestor de documentos deve ser capaz de manter o fluxo correto de informações e atualizar o sistema de organização.”
10. Resposta dissertativa deve abordar como a LGPD exige a proteção de dados pessoais, se implicando na forma como os documentos são organizados e acessados, garantindo a privacidade de informações sensíveis.**
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Esta prova foi elaborada com o objetivo de assessorar os alunos na compreensão e aplicação de conceitos fundamentais sobre organização e controle de documentos, incentivando o raciocínio crítico e a conexão com as práticas atuais de gestão de informações.
