“Prova de Organização e Controle de Documentos para o Ensino Médio”
Tema: organização e controle de documentos
Etapa/Série: 3º ano – Ensino Médio
Disciplina: Formação Técnica e Profissional
Questões: 15
Prova de Formação Técnica e Profissional
Tema: Organização e Controle de Documentos
Instruções: Para cada questão, escolha a alternativa correta entre as opções apresentadas.
Questões:
1. A organização de documentos é essencial para:
a) Aumentar o volume de papéis na empresa
b) Facilitar a localização e o uso das informações
c) Reduzir a comunicação entre os departamentos
d) Tornar a documentação mais complicada
2. Qual das opções a seguir é um método comumente utilizado para o controle de documentos?
a) Classificação aleatória
b) Indexação
c) Armazenamento em locais variados
d) Eliminação imediata
3. Em um ambiente de trabalho, a digitalização de documentos contribui para:
a) Aumento do consumo de papel
b) Dificuldade de acesso às informações
c) Melhoria na organização e segurança da informação
d) Duplicidade de registros
4. Qual destas práticas é considerada uma boa estratégia de organização documental?
a) Armazenar documentos sem qualquer critério
b) Criar pastas e subpastas de acordo com categorias definidas
c) Utilizar apenas documentos em papel
d) Ignorar o histórico dos documentos
5. O ciclo de vida dos documentos abrange as seguintes etapas, EXCETO:
a) Criação
b) Distribuição
c) Arquivamento
d) Descarte
6. Para garantir a integridade de informações críticas, uma empresa deve:
a) Permitir acesso irrestrito a todos os funcionários
b) Implementar controles de acesso e cópias de segurança
c) Eliminar documentos assim que não forem mais necessários
d) Não se preocupar com segurança da informação
7. A utilização de softwares específicos para gerenciamento de documentos pode oferecer:
a) Maior probabilidade de perda de dados
b) Dificuldade na recuperação de informações
c) Agilidade e organização no acesso às informações
d) Complexidade no uso e adaptação
8. Qual é a principal função de um protocolo de documentos em uma empresa?
a) Facilitar a eliminação imediata de documentos
b) Definir regras de como os documentos devem ser manipulados, arquivados e acessados
c) Incrementar a produção de documentos desnecessários
d) Aumentar a quantidade de documentos impressos
9. Em relação ao arquivamento físico de documentos, qual é a alternativa correta?
a) Armazenar tudo em uma única gaveta
b) Utilizar sistema de etiquetagem que facilite a identificação
c) Armazenar documentos sem ordem para evitar confusão
d) Nunca descartar documentos antigos
10. A Norma ISO 9001 está relacionada ao:
a) Controle financeiro de documentos
b) Sistema de Gestão da Qualidade e organização de processos documentais
c) Eliminação de documentos obsoletos
d) Armazenamento de documentos sem regras
11. Quando um documento se torna obsoleto, qual a melhor prática a ser adotada?
a) Descartá-lo imediatamente
b) Mantê-lo por tempo indeterminado
c) Avaliar a necessidade de reter ou descartar, com base nas políticas da empresa
d) Ignorar até que alguém apresente uma reclamação
12. O que deve ser considerado ao implantar uma política de controle de documentos em uma empresa?
a) Os custos envolvidos no processo
b) A resistência dos colaboradores à mudança de processos
c) As legislações pertinentes e a cultura organizacional
d) Apenas a quantidade de documentos a serem geridos
13. O arquivo digital de documentos exige atenção especial para:
a) Armazenamento em qualquer plataforma online
b) A segurança e a privacidade das informações
c) Manter os arquivos desorganizados
d) Eliminação periódica de todos os arquivos existentes
14. Quais das ações abaixo podem ser consideradas como boas práticas no controle de documentos digitais?
a) Falta de backup regular
b) Atualização de software de proteção e controle de atividades
c) Compartilhamento de senhas entre todos os funcionários
d) Eliminação de versões antigas sem registro
15. A organização de documentos pode contribuir para uma melhor tomada de decisão, pois:
a) Facilita o acesso à informação relevante
b) Torna os documentos confusos e de difícil acesso
c) Aumenta o volume de documentos a serem analisados
d) Não tem impacto na decisão final
Gabarito:
1. b – A organização de documentos facilita a localização e o uso das informações, essencial para a eficiência no trabalho.
2. b – A indexação é um método que permite localizar documentos de forma rápida e eficiente.
3. c – A digitalização contribui para a melhoria na organização e segurança da informação.
4. b – Criar pastas e subpastas de acordo com categorias definidas é uma prática recomendada para a organização documental.
5. d – O descarte não faz parte do ciclo de vida, embora seja uma etapa importante, é sobre documentos já finalizados que não devem ter mais serventia.
6. b – Implementar controles de acesso e realizar cópias de segurança é fundamental para a proteção de informações críticas.
7. c – Softwares de gerenciamento de documentos proporcionam agilidade e organização.
8. b – O protocolo de documentos estabelece regras de manipulação, arquivamento e acesso.
9. b – Etiquetar documentos facilita a identificação e a localização.
10. b – A norma ISO 9001 visa à organização e à gestão da qualidade, incluindo o controle documental.
11. c – A avaliação da necessidade é fundamental antes de eliminar um documento.
12. c – Legislação e cultura organizacional são fundamentais para a eficácia da política de controle.
13. b – A proteção e privacidade são essenciais no arquivamento de documentos digitais.
14. b – Atualização de software e práticas de proteção são importantes.
15. a – O acesso facilitado à informação relevante realmente ajuda na tomada de decisões mais assertivas.
Espero que essa prova atenda às suas expectativas e contribuam para a formação dos alunos no tema de organização e controle de documentos!
